Verkiezingen verantwoordingsorgaan voorjaar 2019, algemene informatie

Verkiezingen

Op 1 januari 2020 eindigt de eerste vierjaarstermijn van alle nu zittende leden van het verantwoordingsorgaan (VO), maar het VO schrijft dit voorjaar al verkiezingen uit. Dat doet het VO omdat het daardoor tijd wint om nieuwe VO-leden een comfortabele start te kunnen bieden. Nieuwe leden worden benoemd per 1 januari 2020 maar gaan al eerder, als aspirant-lid, meedraaien. Tot 1 januari 2020 werken de zittende leden hen in, zodat de nieuwe leden kennis en ervaring kunnen opdoen voor ze formeel VO-lid worden.

Taak en verantwoordelijkheid Verantwoordingsorgaan

Het bestuur van pensioenfonds SPHDHV legt aan het VO verantwoording af over het gevoerde beleid. In bepaalde situaties is het bestuur wettelijk verplicht het VO te informeren of om advies te vragen. Daarnaast heeft het VO het recht het bestuur te adviseren als het dit nodig vindt. Kortom, het VO houdt de gehele gang van zaken en de belangenafwegingen rondom de pensioenen goed in de gaten.

Samenstelling Verantwoordingsorgaan

Het VO bestaat uit maximaal zeven leden en kent de volgende zetelverdeling:

  • twee voor werkgeversvertegenwoordigers. Voor deze VO-zetels vinden geen verkiezingen plaats, de leden worden benoemd door de werkgever;
  • drie voor werknemersvertegenwoordiger. Voor deze VO-zetels vinden verkiezingen plaats. Deze leden worden gekozen uit kandidaten namens de werknemers;
  • twee voor vertegenwoordigers van pensioengerechtigden. Voor deze VO-zetels vinden verkiezingen plaats. Deze leden worden gekozen uit kandidaten namens de pensioengerechtigden.

Verkiezingscommissie

Het bestuur van pensioenfonds HaskoningDHV draagt de organisatie van de verkiezingen voor het VO op aan een ‘verkiezingscommissie verantwoordingsorgaan’. De verkiezingscommissie wordt hiertoe gemandateerd door het bestuur en het verantwoordingsorgaan. De verkiezingscommissie bestaat uit twee zittende VO-leden die zich per 1 januari 2020 niet herkiesbaar en uit de bestuurssecretaris van pensioenfonds HaskoningDHV.

Oproep tot kandidaatstelling VO-leden werknemersgeleding en pensioengerechtigdengeleding

Werknemers en pensioengerechtigden zijn half maart 2019 per mail dan wel per brief uitgenodigd om zich kandidaat te stellen voor het VO. Werknemers en pensioengerechtigden die belangstelling hebben voor het lidmaatschap van het VO en die menen dat zij voldoen aan het competentieprofiel kunnen zich tot uiterlijk vier weken na de datering van de mail of brief kandidaatstellen voor een zetel in het VO. Dat kan per mail aan: ElectionsVO2019@rhdhv.com of schriftelijk aan: Verkiezingscommissie VO, Postbus 1388, 3800 BJ  AMERSFOORT. Bij de mail of het schriftelijke bericht over de kandidaatstelling wordt een kandidaatprofiel meegestuurd.

Vervolg op de kandidaatstelling

De verkiezingscommissie:

  • nodigt iedere kandidaat uit voor een gesprek;
  • verstrekt iedere kandidaat de nodige schriftelijke en mondelinge informatie;
  • stelt vast of een kandidaat voldoet aan de gestelde eisen van het verkiezingsreglement en de competentievisie zoals opgesteld door het verantwoordingsorgaan;
  • laat een kandidaat weten of deze geschikt geacht wordt. (Gedurende twee weken na deze mededeling heeft de kandidaat gelegenheid de kandidatuur aan de gestelde eisen aan te passen.)

Verkiezingen, welke stappen

  • Minstens vier weken voor het begin van de verkiezingstermijn wordt de kandidatenlijst vastgesteld en zo spoedig mogelijk bekend gemaakt.
  • De kiesgerechtigden krijgen minstens twee weken de tijd om hun stem uit te brengen.
  • De verkiezing geschiedt bij geheime stemming. De verkiezingscommissie zorgt ervoor dat kiesgerechtigden gedurende de verkiezingstermijn in de gelegenheid zijn hun stem uit te brengen op een beveiligde pagina van een website of via schriftelijke stemming.
  • De kandidaten, per geleding, krijgen een lijstnummer, door het lot bepaald en vervolgens door de verkiezingscommissie toegewezen, op de kandidatenlijst.
  • Binnen één week na afloop van de verkiezingstermijn stelt de verkiezingscommissie de uitslag vast.
  • De verkiezingscommissie maakt de uitslag bekend aan het bestuur, verantwoordingsorgaan de kiesgerechtigde personen.
  • Het bestuur besluit aan de hand van de uitslag van de verkiezingen tot benoeming van de gekozen kandidaat of kandidaten.

Aanvullende verkiezingen, niet of wel

Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er zetels zijn te vervullen binnen de geleding vinden er geen verkiezingen plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. Zijn er minder kandidaten dan zetels zijn binnen de geleding, dan dienen binnen zes maanden na het einde van de verkiezingstermijn aanvullende verkiezingen te worden gehouden voor de niet vervulde zetels binnen de geleding.

Kiesrecht, actief en passief

Actief kiesrecht

Dit recht om te stemmen heeft iedereen die in de administratie van het pensioenfonds op 1 januari van het jaar waarin de verkiezingen worden gehouden als actieve deelnemer of pensioengerechtigde deelnemer is opgenomen.

Let op: een actieve deelnemer kan uitsluitend stemmen op een zetel in de geleding van deelnemers en een pensioengerechtigde deelnemer kan uitsluitend stemmen op een zetel in de geleding van pensioengerechtigden.

Passief kiesrecht

Dit recht om gekozen te worden heeft iedereen die in de administratie van het pensioenfonds op 1 januari van het jaar waarin de verkiezingen worden gehouden, én tijdens de verkiezingstermijn, als deelnemer of pensioengerechtigde is opgenomen. Een deelnemer die gekozen is maar uit dienst van de onderneming treedt, is op het moment van uitdiensttreding geen lid meer van het Verantwoordingsorgaan. Een deelnemer, verkozen op een deelnemerszetel, zal deze zetel ter beschikking moeten stellen, vanaf het moment dat voor de deelnemer een pensioenuitkering volledig is ingegaan of gedeeltelijk is ingegaan met een (nog) actief dienstverband van minder dan 50%.

Let op: een deelnemer kan zich uitsluitend verkiesbaar stellen voor een zetel in de deelnemer geleding en een pensioengerechtigde kan zich uitsluitend verkiesbaar stellen voor een zetel in de pensioengerechtigden geleding.

Niet verkiesbaar

Het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan is niet verenigbaar met een andere functie binnen het pensioenfonds. Niet verkiesbaar voor het verantwoordingsorgaan zijn:

a. personen die op de datum van benoeming in het verantwoordingsorgaan lid zijn van een van de organen van het pensioenfonds of werknemer zijn van het pensioenbureau;

b. adviseurs van het fonds;

c. overige personen van wie het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan naar het oordeel van het bestuur onverenigbaar is met de eigen functie of werkzaamheden.

Statuten, Reglement en verkiezingsreglement leidend bij de verkiezingen

De verkiezingen voor het verantwoordingsorgaan vinden plaats met inachtneming van wat bepaald is in de statuten, het Reglement Verantwoordingsorgaan en het verkiezingsreglement, dat een bijlage vormt bij het Reglement Verantwoordingsorgaan.

NB. Bovenstaande informatie is een samenvatting van de informatie in het verkiezingsreglement dat een bijlage vormt bij het Reglement Verantwoordingsorgaan